Trockenbau E-Rechnung im Trockenbau: was jetzt Pflicht ist
Rechnungen an andere Unternehmen werden in Deutschland schrittweise elektronisch. Für Trockenbaubetriebe heißt das: Sie müssen E-Rechnungen schon heute empfangen können und bald auch selbst ausstellen.
Kurz gesagt: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 alle (IHK Stuttgart). Rechnungen an Privatkunden sind davon nicht betroffen.
Die Fristen im Überblick
| Ab | Was gilt | Betrifft |
|---|---|---|
| 1. Januar 2025 | E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können | alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer |
| 1. Januar 2027 | E-Rechnungen an Unternehmen ausstellen | Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz |
| 1. Januar 2028 | E-Rechnungen an Unternehmen ausstellen | alle Unternehmen |
Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den Software automatisch lesen kann. Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
| Format | Aufbau | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| XRechnung | reine XML-Datei, für Menschen nur mit Viewer lesbar | öffentliche Auftraggeber (mit Leitweg-ID), zunehmend auch Unternehmen |
| ZUGFeRD / Factur-X | PDF mit eingebetteter XML-Datei, für Mensch und Software lesbar | Rechnungen an Unternehmen und gemischte Empfänger |
Pflichtangaben, die oft fehlen
- Vollständige Anschrift von Betrieb und Kunde mit PLZ und Ort
- USt-IdNr. oder Steuernummer des Betriebs
- Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail sowie eine elektronische Adresse des Kunden (meist die E-Mail)
- Leistungsdatum oder Leistungszeitraum, fortlaufende Rechnungsnummer
- Zahlungsziel und Bankverbindung (IBAN)
- Bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-ID als Käuferreferenz
Vom kalkulierten Projekt zur E-Rechnung
- Projekt kalkulieren: Decken und Wände im Planer erfassen, Lohn je m² und Materialaufschlag unter „Kosten“ eintragen.
- Firmendaten einmal hinterlegen: Anschrift, Ansprechpartner, USt-IdNr. oder Steuernummer und IBAN unter „Einstellungen“.
- Nach der Ausführung: Flächen auf das Aufmaß anpassen, Kunde und Leistungsdatum eintragen.
- Exportieren: „Rechnung als PDF“ für den Ausdruck, „XRechnung (XML)“ für den elektronischen Versand. Die Nummer wird fortlaufend vergeben.
Die XRechnung von Trockenbau-Buddy folgt der Syntax UBL 2.1 und wird gegen das offizielle UBL-Schema geprüft. Vor dem ersten Versand an Behörden empfiehlt sich ein Test mit dem Validator der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) oder einem E-Rechnungs-Viewer.
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Empfangen müssen auch Kleinunternehmer können. Von der Pflicht zur Ausstellung sind Kleinunternehmer nach § 19 UStG ausgenommen; freiwillig ist sie möglich. Trockenbau-Buddy erstellt Rechnungen ohne Umsatzsteuer mit dem passenden Hinweis.
Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail?
Für Rechnungen an Unternehmen nach Ablauf der Übergangsfristen nicht. Eine reine PDF gilt dann als sonstige Rechnung; nötig ist ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Brauche ich die E-Rechnung für Privatkunden?
Nein. Für Leistungen an Privatpersonen bleibt die PDF- oder Papierrechnung zulässig.
Was ist die Leitweg-ID?
Eine Kennung, mit der öffentliche Auftraggeber eingehende E-Rechnungen zuordnen. Sie steht im Auftrag und gehört in das Feld „Kundenreferenz / Leitweg-ID“.
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